Steuern sparen mit IT, Telefon
und Internet

Berufliche Nutzung als Betriebsausgaben absetzen

Viele Steuerzahler – Selbständige und Freiberufler, aber auch Arbeitnehmer – nutzen das privat angeschaffte Festnetz- oder Mobiltelefon, wie auch IT-Geräte und Surfen im Internet von zu Hause aus auch für berufliche Zwecke. Sofern das „in erheblichem Umfang“ geschieht, können die Kosten für die berufliche Nutzung als Betriebsausgeben bzw. Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

Um in den Genuss des Steuervorteils zu gelangen, müssen Sie dem Finanzamt nachweisen, dass Sie den heimischen Computer, Telefone und andere Geräte nicht nur zu Ihrem Privatvergnügen nutzen. Was nicht so bekannt ist: Absetzbar sind auch der berufliche Anteil der Grundgebühr und der Flatrategebühr sowie Gebühren für das berufliche Versenden von Telefaxen, die Mietkosten bzw. der ggfs. abzuschreibende Kaufpreis für eine beruflich genutzte Telefonanlage, anteilige Anschluss- und Bereitstellungskosten oder beruflich bedingte Reparaturkosten.

Telefon, Handy und Internet

Hierunter fallen Gesprächsgebühren, Gebühren des Anschlusses, Instandhaltungskosten und Reparaturen sowie Anschaffungskosten der Geräte und notwendiger Ergänzungen ( z.B. Router).

Rein berufliche Nutzung

Für den Fall, dass der Anschluss für Telefon und Internet ausschließlich beruflich genutzt wird, können die dafür aufzuwendenden Kosten voll als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Die Kosten müssen aber in Ihrem Büro oder Lager anfallen, nicht etwa im privaten Haushalt. Die Kosten dafür müssen in der Buchhaltung mit aufgenommen werden und werden als betriebliche Kosten dargestellt. Zumeist kann man auch noch die darauf entfallende Umsatzsteuer absetzen.

Achtung! In diesem Falle müssen die Internetkosten des privaten Anschlusses separat auf der Rechnung aufgeführt sein. Es sollte deshalb ein Tarif gesucht werden, der die Kosten für Telefon und Internet getrennt aufführt.

Berufliche und private Nutzung

Überwiegend werden Telefon, Handy und Internet privat und geschäftlich genutzt. Hier gibt es zwei Möglichkeiten, die berufsbedingten Telekommunikationskosten in Ihrer Steuererklärung geltend zu machen: Die Pauschalrechnung und die Abrechnung mit Aufzeichnungen.

1. Pauschale Abrechnung:

Wenn man einen ausführlichen und detaillierten Kostennachweis nicht erbringen kann oder will, kann man die angefallenen Telefonkosten nur pauschal von der Steuer absetzen. Hier werden dann aber nur maximal 20 % der Gesamtkosten und nur ein Betrag von maximal 20 € monatlich anerkannt. Der Höchstbetrag bezieht sich auf den monatlichen Rechnungsbetrag der Telefongesellschaft. Einmalige Aufwendungen, die nicht in Ihrer Monatsrechnung auftauchen (z.B. Reparatur- oder Anschaffungskosten), gehören nicht zur Höchstbetragspauschale. Es muss jeden Monat getrennt mit dem Finanzamt abgerechnet werden.

Wenn man den privaten Internetanschluss auch beruflich nutzt, kann man zusätzlich zu den Telefonkosten in jedem Falle 50 % der Kosten steuerlich geltend machen. Man muss hier nur nachweisen, dass man den Privatanschluss überhaupt beruflich nutzt (Aufzeichnungen im Terminkalender würden genügen).

Tipp: Wenn das Finanzamt beruflich bedingte Internetkosten nicht anerkennen will, sollte auf das Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts vom 17.12.2009 (Az.: 14 K 125/08) verwiesen werden. Hier wurde entschieden, dass Internetkosten zusätzlich zu den Telefonkosten abzugsfähig sind, wenn die Aufwendungen in der Rechnung getrennt ausgewiesen werden.

2. Einzelverbindungsnachweis:

Wenn der Selbständige z.B. ein Home Office betreibt und/oder der Anschluss auch von Familienmitgliedern privat nutzt, kann er durch einen sog. Einzelverbindungsnachweis, eine Art Gebühren-Fahrtenbuch, steuerlich noch mehr herausholen. Er muss hier die beruflich bedingten Kosten mit Datum, Zielperson (Name und Nummer des Empfängers – auch bei Faxen), Grund des Gesprächs bzw. Faxes, Dauer und Kosten aufzeichnen und in Relation zur Gesamtsumme stellen. Es genügt indessen, wenn er hier einen Zeitraum von drei zusammenhängenden Monaten darstellt. Den Zeitraum kann er frei wählen. Eine Einzelverbindungsaufstellung erhält man von seiner Telefongesellschaft.

Fazit: Der Aufwand lohnt sich nur, wenn die Gesprächskosten die 20-Euro-Pauschale deutlich überschreiten.

IT-Kosten

Wer den privat angeschafften Computer, Drucker, Monitor, das Modem, die Videokamera und andere Geräte der Informationstechnologie in erheblichem Umfang für seine berufliche Tätigkeit nutzt, kann auch diese Anschaffungskosten inklusive der Mehrwertsteuer steuerlich geltend machen. Sind die Anschaffungskosten höher als 410 €, müssen sie über drei Jahre verteilt abgeschrieben werden. Für Faxgeräte beträgt der Abschreibungszeitraum sechs Jahre. Auch Verbrauchsmaterial(z.B. Papier, Toner) ist abzugsfähig. Auch hier ist für die Anerkennung eine dreimonatige Aufzeichnung der beruflichen Kosten hilfreich. Ist der Nachweis nicht möglich, nehmen die Finanzämter eine Aufteilung von 50 zu 50 beruflich und privat an.