Unternehmensgründung: digital von Anfang an

Die RERA Energieeffizienz GmbH ist auf nachhaltige Kälte-Wärme-Technik für Industriebetriebe und Privathaushalte spezialisiert. „Wir installieren neue Kältesysteme für Industrie und Landwirschaft oder bauen vorhandene Systeme energieeffizient um. Das bedeutet, wir erstellen Abwärmenutzungskonzepte, damit so wenig Wärmeenergie wie möglich verloren geht. Zudem bieten wir unseren Privatkunden vollumfänglichen Service in Punkto Wärmepumpe: Beratung, Installation, Wartung, Online-Support und Entstörung – alles aus einer Hand“, sagt Geschäftsführer Rene Rumi. „Zu Beginn war die Nachfrage nach Wärmepumpen immens und das hat uns beim Start unseres Unternehmens sehr geholfen.“

Rene Rumi und Philipp Radüg gründeten die Firma aus Halver in NRW im Jahr 2021. Die beiden Geschäftsführer arbeiteten bereits in einem vorherigen Betrieb zusammen und planten ihre Unternehmensgründung sehr genau. „Wir saßen bereits ein halbes Jahr vor der offiziellen Gründung zusammen und haben entschieden: ‚Wir machen uns selbstständig!‘. Dann haben wir auch direkt losgelegt und alle notwendigen Vorbereitungen getroffen.“ Ein Thema war den Gründern noch vor dem Start des Unternehmens wichtig: Digitalisierung. „Für uns war klar: wir wollten direkt adäquat mit einer vernünftigen Betriebssoftware starten. Nur so konnten wirsicherstellen, dass von Anfang an alle Daten an der richtigen Stelle landen, wir nicht händisch nacharbeiten müssen und wir alle Vorteile der Digitalisierung direkt nutzen können. Wenn, dann sofort!“

Die Gründer machten sich auf die Suche nach der passenden Softwarelösung und schauten sich diverse Anbieter an. „Wir haben im Vorfeld für uns definiert, welche Funktionen für uns wichtig sind. Eins der wichtigsten Kriterien war eine vernünftige Nutzung auf den mobilen Endgeräten via App. Entschieden haben wir uns dann schlussendlich für Label Software.“ Die Betriebssoftware „Labelwin“ und die App „Label Mobile“ sind seit dem ersten Tag des Unternehmens im Einsatz. Die Anwendung ist modular aufgebaut und die Lösung wurde für den Betrieb passend eingerichtet. Das war auch direkt beim ersten großen Projekt des Unternehmens entscheidend. Rene Rumi erinnert sich: „Wir haben sehr schnell einen riesen Auftrag angenommen – eine Großbaustelle, bei der mehrere Gewerke koordieniert und organisiert werden mussten. Ohne unsere digitale Organisation und Vorarbeit hätten wir das gar nicht stemmen können. Dadurch blieb die Zeit, die ich im Büro verbringen musste, relativ gering. Was gut war, denn die Abwicklung hat mehrere Monate gedauert. Gerade am Anfang hatten wir allein durch dieses Projekt einen extrem hohen Materialaufwand, den wir problemlos managen und auch zeitnah die Rechnungen schreiben konnten. Eine echte Entlastung!“

Das Unternehmen hat inzwischen 5 Mitarbeiter – 3 Techniker auf der Baustelle und 2 Mitarbeiter im Büro. Alle Mitarbeiter arbeiten digital – die innerbetrieblichen Prozesse sind aufeinander abgestimmt. „Bis auf meine handschriftlichen Notizen haben wir ein papierloses Büro“, sagt Rene Rumi zufrieden. „Das finde ich persönlich eine immense Arbeitserleichterung. Ich muss nicht irgendwo hinrennen und mir einen Ordner suchen, um eine Rechnung anzuschauen oder einen Lieferschein. Das ist durch die Software sehr übersichtlich und sehr schnell zu finden. Alles, was an Rechnungen, Belegen oder Lieferscheinen reinkommt, wird gescannt und in Label überführt und fertig. Das Papier landet dann in der Recyclingtonne. Mein Traum wäre es, wenn wir nicht einmal mehr Post ins Büro bekommen würden.“

Und wie läuft das ab, der digitale Alltag so ganz ohne Papier? Rene Rumi lacht und sagt: „Ganz einfach!“ Im Büro nutzt RERA „Labelwin“, unterwegs „Label Mobile“. Die Software wird hauptsächlich zur Koordination des Projekt- und Montagegeschäfts genutzt. Alle Informationen sind digitalisiert und jeder im Team kann – egal wo er gerade ist – jederzeit alle Informationen zu Baustellen, Aufträgen und Kunden einsehen und bearbeiten. Der Geschäftsführer erläutert den alltäglichen Ablauf eines Montageauftrags: „Ich lege zu Beginn eines jeden größeren Auftrags im Büro ein Projekt in ‚Labelwin‘ an. Das Projekt ist wie ein digitaler Aktenordner, in dem ich alle Dokumente für diesen Auftrag sammle und abwickle, wie z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen und Abrechnungen. Gerade bei größeren Projekten und Baustellen ist das sehr nützlich. Die jeweilige Montageabwicklung mache ich mit dem Kundendienstmodul. Dazu erstelle ich zunächst einen Kundendienstauftrag für den zuständigen Techniker. Der kann dann alles mobil einsehen: Um welchen Kunden handelt es sich, wie ist die Kundenhistorie, gibt es Besonderheiten, welche Arbeiten müssen konkret erledigt werden. Wenn er das Auto lädt, kann er in ‚Label Mobile‘ nachschauen, welches Material er benötigt. Und auf der Baustelle kann er den Auftrag dokumentieren oder direkt per App korrigieren, wenn z. B. Mengen nicht passen. Dort trägt er dann auch über die Leistungserfassung seine Arbeits- und die Reisezeiten ein, die dann auf der Endrechnung auftauchen. Ganz zum Schluss, wenn die Baustelle abgearbeitet ist, rechne ich im Büro im Projektmodul alle Aufträge ab, schreibe die Rechnungen –fertig!“

Rechnungen werden bei RERA ausnahmslos digital verschickt. Rene Rumi sagt: „Bei uns hat es noch nie eine Rechnung auf Papier gegeben. Unsere Kunden finden das super. Auch da leben wir unser papierloses Büro voll und ganz. Mein Traum ist jetzt, dass alle Lieferanten „ZUGFeRD“ als Standard einführen. Das ist einer dieser großen Schritte in der Branche, der jetzt zu Ende gegangen werden muss. Wir empfangen und verabeiten schon über 90 % unserer Rechnungen digital. Dem ganzen Thema E-Rechnungspflicht konnten wir deswegen auch sehr entspannt entgegenblicken.“

Tiago Pereira ist Mechatroniker für Kältetechnik und seit April 2023 im Betrieb. Er ist sehr zufrieden mit der Digitalität seines Arbeitgebers. “Ich habe auch noch die Zeit erlebt, in der Zettel ausgefüllt wurden. Mein vorheriger Arbeitsplatz war sehr analog. Da ging es so los‚ ich verlasse den Betrieb und muss schon mal die erste Zeit erfassen. Wo fahre ich hin, wann komme ich an, was habe ich gemacht, wann habe ich Pause gemacht, wann bin ich zurückgefahren. Das musste alles immer auf einem Zettel vermerkt werden. Dann gab es noch einen extra Zettel für unproduktive Zeiten, z. B. wenn man das Auto gepackt, Lager aufgeräumt oder noch etwas in der Firma zu erledigen hatte. Das war echt viel Zeit nur fürs Zettel schreiben. Und dann – wen man dann endlich fertig war – haben oft die Kolleginnen aus dem Büro nochmal angerufen ‚Ich kann das nicht lesen, was steht denn da überhaupt?‘“ Er lacht. „Mit der Dokumentation auf dem Handy ist vieles einfacher geworden, vor allem für die Mitarbeiter. Es ist übersichtlicher, zeitsparender.“ Sein Chef pflichtet ihm bei. „Die Digitalisierung ist für die Administration im Büro eine massive Zeitersparnis. Ohne die App würde ich z. B. Stunden damit zubringen, Kundendienstberichte vom Papier ins System einzupflegen. Furchtbar. Da möchte ich eigentlich noch nicht einmal drüber nachdenken. Der Schritt, zu digitalisieren, ist sicherlich der absolut Richtige.“

Auch die digitale Fotodokumentation führt bei RERA zu einer enormen Arbeitserleichterung – gerade im Kundendienst und bei Reparaturen. Ist z. B. ein Teil kaputt, kann der Techniker mit „Label Mobile“ ein Foto machen und dieses mit einer Notiz für die Kollegen im Büro versehen: ‚Das Ding ist scheinbar kaputt, wir brauchen Ersatz!‘. Rene Rumi erklärt zufrieden: „Ich kann auf Basis des Fotos sehen, worum es sich handelt, kann das passende Ersatzteil bestellen und den Folgeauftrag anlegen. Der Techniker fährt dann ein paar Tage später wieder dahin, repariert es und hat direkt das richtige Teil dabei. Fährt ein anderer Monteur hin, kann ich ihm alle Infos mitgeben, das Foto dazupacken und er weiß sofort, was zu tun ist.“

Um auch immer im Bilde zu sein, wenn es um die ganze Firma geht, haben Rene Rumi und Philipp Radüg das Controlling Modul „Label Dashboard“ integriert. Rene Rumi sagt: „Ich möchte einen tagesaktuellen Überblick über den gesamten Betrieb haben. Controlling ist enorm wichtig für die Produktivität und den Bestand des Unternehmens: wie ist der aktuelle Stand unserer Projekte – egal ob abgeschlossen oder noch mittendrin? Wie viel Gewinn ist erwirtschaftet worden? Wie viele Angebote haben wirklich zu einem Auftrag geführt? Wie ist die Produktivität der einzelnen Mitarbeiter oder der ganzen Mannschaft? Wenn man diese Zahlen im Blick hat, kann man da auch schnell eingreifen, wenn sich das in die falsche Richtung bewegt.“

Die Ziele der beiden Gründer der RERA GmbH? Ganz klar: weiter digitalisieren! Rene Rumi sagt: „Die Entscheidung, zu digitalisieren, ist ja auch gleichermaßen die Entscheidung, weniger am PC zu sitzen. Im Handwerk lassen sich sicherlich viele Dinge nicht digitalisieren – Gefühl, Instinkt und Erfahrung zum Beispiel. Aber die Digitalisierung kann uns dabei helfen, diese nicht-digitalisierbaren Dinge innerbetrieblich besser weiterzuverbreiten: indem ich mir die zeitlichen Kapazitäten schaffe. So kann ich mich z. B. mit einem Mitarbeiter zusammensetzen und im Detail darüber sprechen, was wir da gerade auf der Baustelle gemacht haben. Wie haben wir Dinge gelöst, warum haben wir uns entschieden das so zu machen, welche intuitiven Entscheidungen sind da eingeflossen usw. Die Zeit kann ich mir nehmen. Weil ich mich auf der anderen Seite nicht ganztägig in mein Büro zurückziehen muss, um irgendwelchen Blödsinn auf Papier durch die Welt zu schicken. Da hilft Digitalisierung zwar nur indirekt – aber sie hilft!“