Ein ERP-System für alle Aufgaben
Die Kälte-Hunke GmbH hat sich in mehr als 50 Jahren Unternehmensgeschichte vom reinen Hersteller von Kälte- und Klimatechnik zu einem führenden Dienstleister für Gebäudeausrüstung entwickelt. Der hohe Unternehmensanspruch sollte auch Maßstab bei der Auswahl einer neuen ERP-Lösung sein. Denn das alte System genügte nicht mehr den wachsenden Anforderungen.
Im Mai 2007 begann die Geschäftsführung von Kälte-Hunke (www.kaeltehunke.de) mit der Vorauswahl für eine neue Software-Gesamtlösung. Neben den klassischen Anforderungen wie LV-Kalkulation, GAEB-Import und -Export, Anzahlungsbuchhaltung und Subunternehmer-Management sollte auch der Anlagenservice mit der Software gesteuert werden können. Das Ziel der Geschäftsführung war, mit einem ERP-System die gesamte Wertschöpfungskette abzubilden.
Im Juni 2008 fiel die Entscheidung zugunsten der Branchenlösung „Megabau“ auf Basis der Unternehmenssoftware „Microsoft Dynamics NAV“. Grundlage der Entscheidung war eine kurze, aber intensive Analysephase mit den Branchenspezialisten des IT-Systemhauses Cosinus in Freiburg. Bei der Analyse wurden alle Unternehmensbereiche bei Kälte-Hunke einbezogen. Am Ende überzeugte „Megabau“ nicht nur dadurch, dass sämtliche Prozesse im Unternehmen mit einer Lösung abgebildet werden können, sondern auch durch die Möglichkeit, dass mit dem Branchemodul Projekte sicherer und effizienter gesteuert und abgewickelt werden können.
Im Juli 2008 war Projektstart und schon im Januar 2009 stiegen 20 Anwender bei Kälte-Hunke auf die neue Komplettlösung um. „Cosinus bietet ein System, bei dem alle Funktionen – auch Branchenmodule – auf Basis von Microsoft Dynamics NAV entwickelt wurden und somit alle Prozesse in einer Datenbank abgebildet werden können. Aufgrund der modularen Konfiguration bietet „Megabau“ einen hohen Standardisierungsgrad und kann dennoch kundenindividuell eingerichtet werden“, hebt Thorsten Rahn, Kaufmännischer Leiter bei Kälte-Hunke, die Vorteile hervor. So können die Projektleiter eine Vielzahl an Arbeitsschritten von der Kalkulation bis zur Projektabwicklung eigenständig und komplett ausführen, ohne weitere Ressourcen in Anspruch nehmen zu müssen. Dies führt auch zur Beschleunigung von Prozessen, weil z.B. die Doppelerfassung von Daten entfällt.
Ein weiterer Pluspunkt ist die optimale Einbindung des CRM-Moduls. Es wird bei Kälte-Hunke intensiv genutzt und ist das ideale Hilfsmittel bei allen Tätigkeiten rund um Kontakte mit Kunden oder Lieferanten. In der Finanzbuchhaltung zeigen sich die Vorteile der integrierten Lösung besonders. Analysen und Auswertungen sind immer aktuell, sofort griffbereit und mit der Integration von Excel auch grafisch darstellbar. Somit haben die Projektverantwortlichen jederzeit einen aktuellen Überblick über den Verlauf von Projekten und können rasch gegensteuern.
Mit der Einführung der neuen Software hat die Kälte-Hunke GmbH ihr Ziel erreicht, die gesamte Wertschöpfungskette in einer Software abzubilden. Das ERP-System soll daher um weitere Module erweitert werden. So plant das Unternehmen die Einführung einer mobilen Lösung für die Servicemitarbeiter, eine komplette Outlook-Integration und die Einrichtung der Genehmigungsverfahren. (Autor: Markus Heitzmann, Cosinus Informationssysteme GmbH, www.cosinus.com)
