Jetzt pfeift’s im Unternehmen

Die Direktive sieht unter anderem vor, dass Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem installieren, über das Mitarbeitende und Dritte Missstände melden können. Für Unternehmen von 50-249 Mitarbeitenden gilt eine Übergangsfrist bis 2023. Studien (https://whistleblowingreport.eqs.com) belegen, dass Whistleblower einen anonymen Meldekanal bevorzugen, wenn dieser zur Verfügung steht. Dies ist nicht erstaunlich, wenn man bedenkt, dass es häufig einer ordentlichen Portion Mut bedarf, um Fehlverhalten zu melden und Informationen preiszugeben.

Was bedeutet Hinweisgeberschutz?

Hinweisgeber – oft auch Whistleblower genannt – hatten es in der Vergangenheit oft nicht leicht. Wer Missstände meldet, muss nicht nur um seinen Job bangen, sondern findet auch häufig keinen neuen. Das wollen die europäischen Gesetzgeber ändern. Um einen EU-weiten Standard zum Schutz von Hinweisgebern zu garantieren, hat sich die Europäische Union im Dezember 2019 auf eine Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937) geeinigt. Die Mitgliedsstaaten haben bis zum 17. Dezember 2021 Zeit, diese umzusetzen.

Das deutsche Justizministerium hat bereits einen Entwurf für ein Hinweisgeberschutzgesetz vorgelegt. In dieser Fassung soll die Direktive noch einen Schritt weiter gehen als die EU-Richtlinie und deckt auch Verstöße gegen nationales Recht ab. Ein Beispiel: Verstößt ein Unternehmen gegen den Datenschutz, erfahren Hinweisgeber laut EU-Direktive umfassenden Schutz. Deckt ein Hinweisgeber jedoch Betrug im großen Stil auf – wie etwa im Fall Wirecard – würde er nach EU-Recht nicht vor Repressalien geschützt. Diese Lücke soll das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz schließen.

Interne Meldestellen vs. externe Meldestellen

Potenzielle Whistleblower sollen laut Gesetz die Wahl haben, ob sie sich an ein internes Hinweisgebersystem im Unternehmen wenden oder an eine externe Aufsichtsbehörde. Diese soll beim Datenschutzbeauftragten des Bundes liegen. Verstöße gegen das Finanzrecht sollen laut Gesetzentwurf in die Verantwortung der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) fallen.

Hinweisgeber, die keinen der beiden Meldekanäle wählen, sondern sich direkt an die Öffentlichkeit wenden, werden nur in Ausnahmefällen durch das neue Gesetz geschützt; wenn sie „hinreichenden Grund zu der Annahme hatten“, dass der von ihnen öffentlich gemachte Missstand „eine unmittelbare oder offenkundige  „Gefährdung des öffentlichen Interesses darstellen kann“.

Effektives Compliance-Management dank Hinweisgebersystem

Zu Unrecht werden hinweisgebende Personen häufig mit Denunzianten konnotiert, obwohl es diese Personen sind, die dem Arbeitgeber und anderen Mitgliedern der Organisation gegenüber loyal handeln, indem sie von ihnen einen drohenden Schaden abwenden wollen. Die Investition in ein Hinweisgebersystem – die Basis eines effektiven Compliance-Management-Systems – zahlt sich daher für Unternehmen der TGA-, Bau- und Immobilienbranche auf vielen Ebenen aus.

Das Unternehmen

erfüllt die gesetzlichen Vorgaben,

schützt sich selbst und Mitarbeiter vor Geld- oder Haftstrafen,

verbessert seine Attraktivität gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Investoren, Banken und Mitarbeitern,

fördert eine Speak-Up-Kultur und schafft Vertrauen,

schützt sein Ansehen vor Skandalen,

erkennt Risiken früher und

kann so früh und proaktiv gegen Verstöße vorgehen.

Warum Unternehmen auf ein digitales Hinweisgebersystem setzen sollten

Bei der Einrichtung eines Hinweisgebersystems kommen laut Gesetzentwurf grundsätzlich mehrere Kanäle oder auch eine Kombination in Frage: Telefon-Hotline, E-Mail, Briefkasten, Ombudsperson oder eine digitale Lösung. Die Unterschiede liegen vor allem in der Erreichbarkeit und den Möglichkeiten einer vertraulichen Kommunikation. Ein digitales System liefert zahlreiche Vorteile gegenüber allen anderen Kanälen.

Die digitale Lösung

ermöglicht Kommunikation mit dem Hinweisgeber zur nachhaltigen Klärung,

lässt anonymes Melden zu,

ermöglicht die vertrauliche Fallbearbeitung,

stellt die Verschlüsselung der Daten sicher,

gewährleistet effiziente Verwaltung und Dokumentation (Case Management),

erlaubt eine einfache Auswertung der Meldungen für Statistiken,

erinnert an gesetzlich vorgeschrieben Fristen zur Fallbearbeitung,

garantiert die rechtssichere Umsetzung,

ist weltweit und jederzeit erreichbar,

erfüllt die Anforderungen der DSGVO.

Angebot des ITGA BW

Der Industrieverband Technische Gebäudeausrüstung Baden-Württemberg e.V. (ITGA BW) bietet seinen Mitglieder zwei Lösungswege zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes an:

1. Das digitale Hinweisgebersystem „EQS Integrity Line“

Mitglieder können zu Vorzugskonditionen selbst eine Lizenz des digitalen Hinweisgebersystems „EQS Integrity Line“, dem EU-weit meist genutzten Hinweisgebersystem, erwerben. Das Programm läuft auf einem deutschen Server der EQS Group und bietet einen geschützten Hinweisgeberkanal mit anonymer Dialogfunktion. Das Mitgliedsunternehmen bearbeitet die eingegangenen Hinweise selbst durch die Compliance- oder Rechtsabteilung.

2. Beteiligung an einem gemeinsamen „ITGA BW“-System

Für ordentliche Mitgliedsunternehmen eignet sich noch eine andere Möglichkeit: Sie beteiligen sich an einem gemeinsamen „ITGA BW“-System. Die Hinweise gehen hier bei einer Ombudsperson, der renommierten Kanzlei Ulrich Weber & Partner ein, die eine kostenfreie Erstbewertung durchführt und Hinweise in Absprache mit dem Unternehmen bearbeitet.

Zusätzlich steht den Mitgliedern ein Hotline-Service zur Verfügung, welchen der ITGA über die Kanzlei organisiert. Die Nutzung der Arbeitsrechts-Hotline ist für Mitglieder kostenfrei. Anrufanzahl und Anrufdauer sind nicht begrenzt. Eine Bearbeitung von Schriftstücken, Unterlagen oder Verträgen ist über die Hotline nicht vorgesehen. Dafür können im Bedarfsfall im Rahmen von Mandatsübernahmen gesonderte Vereinbarungen zu Vorteilskonditionen getroffen werden.