Klimaanlage im Arbeitszimmer
Was steuerlich möglich ist und worauf Fachbetriebe
ihre Kunden hinweisen können
Heiße Sommertage machen das Arbeiten im Homeoffice schnell zur Belastung – insbesondere in Arbeitszimmern unter dem Dach. Für Fachbetriebe bietet sich hier nicht nur die Möglichkeit, mit einer passenden Klimaanlage für angenehme Raumtemperaturen zu sorgen. Auch steuerliche Aspekte können für Kunden bei der Investitionsentscheidung eine Rolle spielen. Je nach beruflicher Situation und Nutzung des Arbeitszimmers können Kosten für die Anlage und deren Installation steuerlich berücksichtigt werden. Für Fachhandwerker lohnt es sich daher, die grundlegenden Möglichkeiten zu kennen und Kunden auf eine steuerliche Prüfung hinzuweisen.
Der vergangene Sommer fügte sich in den langfristigen Trend: es wird immer wärmer. Mögen Menschen davon unterschiedlich betroffenen gewesen sein, stand eine Gruppe im besonderen Fokus: Menschen im heimischen Büro. Häufig liegt dies unter dem Dach, zwangläufig wird es genutzt, wenn die Hitze des Tages am größten ist. Viele Betroffene haben in dieser Situation den Entschluss gefasst eine Klimaanlage einbauen zu lassen. Im nächsten Sommer soll diese für erträgliche Arbeitsbedingungen sorgen.
Selbstverständlich unterscheiden sich die Preise einer Anlage nicht deshalb, weil diese in einem Privat- oder Arbeitsraum installiert wird, allerdings können Kälteanlagenbauer ihre Kunden darauf hinweisen, welche steuerlichen Möglichkeiten bestehen – so wird der Einbau leichter finanzierbar, u. U. eine bessere, gleichwohl teurere Lösung gewählt. Können die Kosten steuerlich angesetzt werden, würde die Belastung des Kunden um dessen Grenzsteuersatz abnehmen, der oft über 40 % liegt. Zusätzlich kann u. U. die Umsatzsteuer von 19 % vollständig
entfallen.
Ein Arbeitszimmer kann steuerlich nur geltend gemacht werden, wenn die entsprechenden Vorgaben erfüllt werden. Es muss sich um einen geschlossenen, wie ein Büro eingerichteten Raum handeln, der nahezu ausschließlich beruflich genutzt wird. Außerdem muss dieser den Mittelpunkt der gesamten, beruflichen Tätigkeit darstellen. Dieser Mittelpunkt ist nicht mit der darin verbrachten Arbeitszeit zu verwechseln. Selbst wenn Betroffene vollständig im Homeoffice arbeiten, aber vom Arbeitgeber weiterhin einen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt bekommen, ist keine steuerliche Berücksichtigung möglich, da ein anderer Arbeitsplatz verfügbar ist. Der Arbeitgeber muss bestätigen, dass kein anderer Arbeitsplatz, üblicherweise am Firmensitz, zur Verfügung steht.
Weiterhin muss das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit darstellen. Damit kann jemand, der neben der hauptberuflichen Tätigkeit weitere Einkünfte beispielsweise im Rahmen von Beratungen oder Veröffentlichungen bezieht, kein Arbeitszimmer steuerlich ansetzen.
Potentielle Kunden sollten nicht nur prüfen, ob die Voraussetzungen erfüllt sind, sondern auch, ob diese noch bis oder ab einem gewissen Zeitpunkt zutreffen werden. So kann beispielsweise ein Kunde beim Arbeitgeber in den Ruhestand gehen, aber danach freiberuflich tätig sein, ebenso kann anders herum eine selbstständige Tätigkeit aufgegeben und in ein Angestelltenverhältnis gewechselt werden. Dann ist steuerlich wichtig, dass der Einbau der Klimaanlage bzw. die Rechnungsstellung im günstigen Zeitraum erfolgt.
Betroffene haben dann die Wahl: sie können 1.260 EUR als Jahrespauschale oder die tatsächlichen Kosten ansetzen. Wird der letzte Ansatz gewählt, wird eine Anlage entweder über 10 bis 15 Jahre abgeschrieben oder ist sofort steuerlich absetzbar, wenn die Anlage einschließlich Anlieferung und Umsatzsteuer maximal 952 EUR kostet. Erfolgt der Einbau mehrerer Anlagen, können die Gesamtkosten entsprechend aufgeteilt werden, soweit dies nicht missbräuchlich erfolgt.
Grundsätzlich sind bei Arbeiten an einer Klimaanlage oder der Installation 20 % der Arbeitskosten ohne Material steuerlich ansetzbar.
Eine weitere Option besteht bei der Umsatzsteuer. Selbstständige verfügen bis 25.000 EUR Jahresumsatz als sogenannte Kleinunternehmer über ein Wahlrecht. Sind deren Kunden selbst Vorsteuerabzugsfähig, spielt es für diese keine Rolle, ob die Rechnungen mit oder ohne Umsatzsteuer gestellt werden. Wird die Umsatzsteuer gewählt, sind entsprechenden 19 % auf der Rechnung für die Klimaanlage unmittelbar abzugsfähig. Allerdings darf kein Gestaltungsmissbrauch erfolgen. Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bindet für fünf Jahre.
Auch Mitarbeiter des Kälte-Klima-Fachbetriebs können u. U. von den aufgezeigten Möglichkeiten profitieren. Allerdings ist Vorsicht geboten, wenn beispielsweise ehemalige Mitarbeiter nach Eintritt in den Ruhestand als Selbstständige Aufgaben übernehmen. Im Rahmen eines sogenannten Statusfeststellungsverfahrens sollte vorab geprüft werden, ob keine Scheinselbstständigkeit vorliegt.
Bei Mitarbeitern, die ohnehin größtenteils beim Kunden tätig sind und den Unternehmenssitz nur sporadisch aufsuchen, kann erwogen werden, den Arbeitsplatz auf die Privatwohnung zu übertragen, womit wiederrum die Kosten steuerlich abzugsfähig sind, nicht aber die Umsatzsteuer.
