Mitarbeiter-
wohnungen
als strategisches
Instrument
im Fachkräfte-
markt

Rechtlich wird eine Wohnung zur Werkswohnung, wenn das Arbeitsverhältnis der Anlass für den Abschluss des Mietvertrages ist. Der Arbeitgeber vermietet eine spezielle Wohnung ausschließlich an seine Mitarbeiter. Mietvertrag und Arbeitsvertrag sind rechtlich eigenständige Verträge, allerdings aneinandergekoppelt. Diese Koppelung führt nicht dazu, dass die Beendigung eines Vertrages, zwangsläufig das Ende des anderen bedingt. Beide Verträge müssten voneinander unabhängig gekündigt werden. Ist die Vermietung des Wohnraums an das Arbeitsverhältnis gebunden, besteht für den Vermieter ein Sonderkündigungsrecht. Dieses Sonderkündigungsrecht endet zehn Jahre nach Mietbeginn. Danach besteht nur die Möglichkeit einer Kündigung nach allgemeinen Vorschriften des Mietrechts. Langjährig Beschäftigte müssen somit keine Sorgen haben mit Ruhestandseintritt eine Kündigung zu erhalten.

Die Attraktivität einer Betriebswohnung hängt neben dem Mietzins von Ausstattung, Größe und Lage ab. Stellen Kältefachbetriebe Mitarbeitern eine Wohnung vergünstigt zur Verfügung, entsteht steuerlich ein geldwerter Vorteil beim Mieter. Inwieweit auf den Mietvorteil beim Mitarbeiter Steuern anfallen, hängt von der Wohnung und dem Vertrag ab. Gemäß § 8 Absatz 2 Satz 12 EStG erfolgt keine Besteuerung des geldwerten Vorteils unter zwei Voraussetzungen: Der Mieter zahlt mindestens zwei Drittel der ortsüblichen Vergleichsmiete inklusive Nebenkosten. Darüber hinaus beträgt die Miete maximal 25 Euro pro Quadratmeter ohne Nebenkosten, womit allenfalls Luxuswohnungen betroffen wären. Um diese Vorgabe einzuhalten, müssen Vermieter regelmäßig einen Vergleich mit dem Mietspiegel vornehmen und die Miete entsprechend anpassen. Hierauf sind potenzielle Mitarbeiter/Mieter im Vorfeld hinzuweisen.

Bei einer Vermietung von Wohnraum an Angehörige reichen 50 % des Vergleichswertes aus, um den vollen Werbungskostenabzug zu sichern. Allerdings muss dem Finanzamt eine Ertragsprognose vorgelegt werden, nach der sich über die Gesamtdauer der Vermietung ein Totalüberschuss ergibt.

Steuerrechtlich sind Wohnungen in sich geschlossene Einheiten, mit Küche oder Kochgelegenheit und Bad oder Toilette. Ein Ein-Zimmer-Appartement gilt bereits als Wohnung, wie auch große Wohnungen, ja ganze Häuser, die eine Familie beherbergen. Unter die Kategorie der „Unterkunft“ fallen Zimmer für Aushilfen oder Auszubildende, die Bad und Küche mit anderen gemeinsam nutzen. Eine Unterkunft ist steuerlich mit dem Sachbezugswert anzusetzen, der jährlich angepasst wird. Stellt der Betrieb eine Unterkunft kostenlos zur Verfügung, unterliegen 2025 monatlich 282 Euro der Besteuerung. Für Jugendliche bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres und Auszubildende reduziert sich der Wert bei einzelner Belegung um 15 %. Sind mehrere Auszubildenden untergebracht, geht der Wert weiter zurück. Kann der Arbeitgeber belegen, dass ein niedrigerer Wert ortsüblich ist, kann diese steuerlich geltend gemacht werden.

Aus einer ausschließlich finanziellen Perspektive ergeben sich weitere steuerliche Vorteile, wenn ein Mitarbeiter eine Betriebswohnung bezieht und anstelle eines höheren Einkommens eine vergünstigte Wohnung erhält.

Bei der folgenden Berechnung wird angenommen, dass der Erwerb und die Vermietung zur ortsüblichen Vergleichsmiete vergleichsweise rentabel wie andere Anlageformen sind, es für den Betriebsinhaber keine Rolle spielt, ob er mit den vorhandenen Mittel eine Wohnung oder ein Haus erwirbt oder erweitert und vermietet oder sein Vermögen anderweitig anlegt.

Der Mitarbeiter bezieht eine Werkswohnung, wobei die Miete auf den minimal zulässigen Betrag von 66 % des örtlichen Mietspiegels festgelegt wird. Ist eine Miete von 1.000 EUR plus 250 EUR Nebenkosten, entsprechend 15.000 €/Jahr ortsüblich, wird die Miete auf 66 % bzw. 9.900 EUR festgelegt. Es entsteht damit kein geldwerter Vorteil beim Mitarbeiter, der der Versteuerung unterliegen würde.

Ob geringere Mieteinnahmen oder höhere Personalkosten das steuerpflichtige Einkommen des Betriebsinhabers reduzieren, ist nicht relevant. Die steuerliche Bemessungsgrundlage und damit der Betriebsgewinns gehen im Beispiel um 5.100 EUR zurück. Für den Mitarbeiter ist die Miete Teil der privaten Lebensführung und damit steuerlich nicht berücksichtigbar, sofern keine doppelte Haushaltsführung vorliegt. Sein Vorteil gegenüber der ortüblichen Miete ist steuerfrei. Würde stattdessen die Differenz als Einkommen ausgezahlt, unterläge dies der Versteuerung. Bei einem Grenzsteuersatz von 30 % beträgt die Reduktion 1.530 EUR.

Die bedeutsamere Auswirkung resultiert aus dem Entfall der Sozialversicherungsbeiträge auf die eingesparten Beträge. Diese betragen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber jeweils ca. 20 %. Die Kosten des Arbeitsgebers reduzieren sich im Beispiel um 3.000 EUR, die Belastung des Arbeitnehmers um den gleichen Betrag. Allerdings werden vom Mitarbeiter auch geringe Ansprüche für Rente, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Arbeitslosigkeit aufgebaut. Damit wird die Einbuße aufgrund der niedrigen Miete von 5.100 EUR für den Kältefachbetrieb größtenteils ausgeglichen. Werden bei-de Seiten berücksichtigt, sind 40 % (Einsparung Sozialversicherung) vorteilhafter als der Nachteil von 33 % (geringere Miete).

Stellt der Betrieb ein möbliertes Zimmer zur Verfügung, ist der Sachbezugswert steuer- und sozialabgabenpflichtig. Der Fiskus berücksichtigt nicht die tatsächliche Miethöhe, ebenso wenig die Nebenkosten die inbegriffen sind. Die tatsächlichen Kosten mindern das steuerliche Ergebnis des Betriebs.

Weiterhin kann der Mitarbeiter möglicherweise seinen Erstwohnsitz beibehalten, womit die Mietkosten am Arbeitsort als Zweitwohnsitz steuerlich absetzbar sind. Dies ist sogar möglich, wenn die Erstwohnung kostenfrei, üblicherweise im Elternhaus, zur Verfügung steht. Ein solches Modell kann zeitlich unbegrenzt genutzt werden.