Digitale Prozesse für anspruchs­volle Klima- und Lüftungstechnik

Die Dähn Dienstleistungs-GmbH mit Sitz in Rostock ist ein etablierter mittelständischer Fachbetrieb für Klima-, Kälte- und Lüftungstechnik. Das Unternehmen plant, fertigt, liefert, montiert und wartet Anlagen für anspruchsvolle Einsatzbereiche – darunter Hotellerie, Gastronomie sowie medizinische Einrichtungen wie Reinräume, OP-Säle und Arztpraxen. Mit rund 25 Mitarbeitenden und einem hohen Projektvolumen sind strukturierte Abläufe und eine transparente Projektsteuerung unverzichtbar. Genau hier unterstützt pds Software das Unternehmen seit vielen Jahren.

Keine Insellösungen – alles in einem System

Geschäftsführender Gesellschafter Stefan Dähn kennt pds bereits seit den frühen Anfängen. „Die Software wurde ursprünglich von meiner Mutter im damaligen Unternehmen eingeführt“, berichtet er im Videointerview (www.t1p.de/KKA5-26ID). 2014 erfolgte der Umstieg auf die pds Software aus der Cloud.

„Bei der Software von pds hat uns überzeugt, dass wir keine Insellösung haben“, erklärt Stefan Dähn. Von der Kalkulation über Angebot und Buchhaltung bis hin zu Lager, Service und Projektabwicklung sind alle zentralen Unternehmensbereiche in einem System vernetzt. „Alles greift ineinander. Das spart uns enorm viel Zeit und reduziert gleichzeitig den Papierverbrauch deutlich.“

Cloud-Lösung für mehr Flexibilität und Datensicherheit 

Ein entscheidender Faktor ist für Dähn die pds Cloud, die dem Unternehmen Flexibilität sowie Verfügbarkeit bietet und gleichzeitig technisch wie organisatorisch entlastet. „Wir brauchen uns keinen Server mehr ins Büro stellen und haben die Daten über die Cloud jederzeit verfügbar.“ Updates, Wartungen und Datensicherungen erfolgen zentral im Rechenzentrum.

Schneller kalkulieren mit dem pds Preisspiegel 

Im Projektgeschäft spielt eine verlässliche und wirtschaftliche Kalkulation eine zentrale Rolle. Dähn setzt dafür auf den pds Preisspiegel als Werkzeug für den strukturierten Preisvergleich von Lieferantenangeboten. Bereits vorab werden die Preisangebote der Großhändler über die Schnittstellen der Software digital eingelesen, sodass das manuelle Abtippen der Preise entfällt. Zusätzlich können auch manuell erfasste Angebote berücksichtigt werden, falls Lieferanten keine digitalen Preisdaten bereitstellen. Im Preisspiegel lassen sich die eingelesenen oder erfassten Preise übersichtlich vergleichen. Auf einen Blick wird ersichtlich, welcher Anbieter den günstigsten oder höchsten Preis bietet und wo der Median liegt. Diese Transparenz sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis und erhöht gleichzeitig die Sicherheit bei der Kalkulation von Projekten und Angeboten – insbesondere bei komplexen Projekten mit vielen Positionen.

Digitale Buchhaltung mit tagesaktueller Transparenz

Auch im kaufmännischen Bereich sorgt pds Software für Effizienz und spürbare Entlastung. Prokuristin Janet Gottschalk betont: „Durch das digitale Arbeiten fällt bei uns der ganze Papierkram weg.“ Stundenerfassungen erfolgen digital und ermöglichen tagesaktuelle Auswertungen der Kostenträger. Eingangsrechnungen werden ebenfalls digital geprüft und freigegeben. „Damit haben wir einen riesigen Zeitaufwand gespart und wissen jederzeit, wo wir stehen.“

Ein weiterer Pluspunkt ist die integrierte Lohn- und Finanzbuchhaltung. „Wir können tagesaktuell die Bilanz oder die GuV ausdrucken und haben jederzeit volle Transparenz“, ergänzt Stefan Dähn.

Mobiles Arbeiten mit Apps: Schnell, papierlos und effizient 

Einen weiteren großen Mehrwert sieht Dähn beim Einsatz der pds Apps. „Die Vorteile des mobilen Arbeitens mit den Apps sehen wir ganz klar in der Abwicklung“, erklärt Dähn. „Vorgänge werden direkt vor Ort erfasst und stehen dem Büro unmittelbar digital zur Verfügung. Das spart Zeit, beschleunigt Prozesse und verhindert Medienbrüche.“Gerade im Servicegeschäft zeigt sich dieser Vorteil deutlich: Störungen werden unmittelbar aufgenommen, digital weitergeleitet und können sofort bearbeitet werden.

Effiziente Material- und Projektarbeit per App

Auch bei den Lagerabläufen unterstützt die App den Spezialisten für Klima- und Lüftungstechnik spürbar. Materialbewegungen werden direkt erfasst, eingebucht und dem passenden Kostenträger zugeordnet. Dies geht nicht nur schnell und strukturiert, sondern schafft auch Transparenz und reduziert manuellen Aufwand.

Die pds Projekt App kommt vor allem bei Beratungen und Kundenterminen zum Einsatz. Alle relevanten Informationen wie Ansprechpartner, Adressen und Projektstände sind bereits hinterlegt. Notizen lassen sich direkt in der Projektakte erfassen und weiterverarbeiten. „So können wir beim Kunden sehr schnell einen Bericht erstellen“, berichtet Stefan Dähn. Häufig erhalten Kunden bereits wenige Minuten nach dem Termin einen fertigen, unterschriebenen Bericht per E-Mail – ein Service, der Eindruck hinterlässt.

Blick nach vorn: Konfigurator und KI

Auch für die Zukunft ist das Unternehmen digital gut aufgestellt. Geplant ist ein Online-Konfigurator auf der Unternehmenswebsite, über den Kunden ein Angebot für die Klimatisierung ihrer Räumlichkeiten selbst erstellen können. Die Kostenschätzung soll anschließend direkt in die Software übernommen werden.

Mit großer Erwartung verfolgt das Unternehmen außerdem die zukünftigen Entwicklungen im Bereich Künstliche Intelligenz bei pds. „Da werden sicher noch einige Neuerungen kommen – darauf sind wir sehr gespannt“, so Dähn.

Fazit: Digitalisierung, die im Alltag funktioniert

Dähn setzt mit pds Software auf durchgängig digitales Arbeiten. Vernetzte Prozesse, mehr Transparenz und eine spürbare Zeitersparnis machen sichtbar, wie erfolgreich Digitalisierung im Handwerk sein kann. Wie wirkungsvoll eine konsequent digitale Ablauforganisation ist, belegt auch die Auszeichnung durch den Unternehmerverband Rostock-Mittleres Mecklenburg: Dähn wurde 2024 für seine digitale Arbeitsweise als „Unternehmer des Jahres“ geehrt – ein Erfolg, zu dem pds einen Beitrag leistet.