Inventurprozesse im Handwerk vereinfachen

Inventur als betriebliche Schwachstelle

In zahlreichen Handwerksbetrieben gilt die Inventur als einer der arbeitsintensivsten Vorgänge des Jahres. Die Materialerfassung erfolgt oft handschriftlich oder auf Basis unvollständiger Listen, Preisangaben fehlen, Materialien sind mehrfach erfasst oder über Jahre hinweg nicht mehr aktualisiert. Das Ergebnis sind ungenaue Lagerwerte, die betriebswirtschaftlich nur eingeschränkt aussagekräftig sind.

Neben der organisatorischen Belastung entstehen daraus finanzielle Risiken. Überhöhte Lagerbestände binden Kapital, das für Löhne, Skonti oder Investitionen fehlt. Viele Betriebe bemerken erst im Jahresabschluss, dass sich der Lagerwert über die Jahre kontinuierlich erhöht hat, während die Liquidität sinkt.

Grenzen klassischer Verfahren

Traditionelle Inventurmethoden stammen aus dem Handel. Sie gehen von zentralen Lagern, standardisierten Artikeln und fest definierten Warengruppen aus. In der Praxis dagegen sind Materialien oft über mehrere Standorte, Baustellen und Fahrzeuge verteilt. Hinzu kommen Restbestände, Mischlagerungen und eine uneindeutige Bezeichnungspraxis.

Viele Betriebe setzen digitale Scannersysteme aus dem Handel ein. Diese Systeme funktionieren jedoch nur eingeschränkt, weil sie auf strukturierte Artikelkataloge ausgelegt sind. In Handwerker-Lagern sind typischerweise nur rund 300 bis 400 Artikel eines bestimmten Händlers mit Barcodes versehen. In der Realität liegen dort jedoch oft mehr als 10.000 unbeschriftete Teile. Für den täglichen Materialfluss und insbesondere für die Inventur sind diese Systeme daher kaum geeignet. Der Einsatz solcher Technik führt häufig nicht zu der erhofften Vereinfachung, sondern zu zusätzlichem Aufwand bei der manuellen Nacherfassung.

Digitalisierung als Lösungsansatz

Die Paulus-Lager-Methode verfolgt einen anderen Ansatz. Sie basiert auf der vollständigen Digitalisierung des Materialbestands und der systematischen Abbildung sämtlicher Lagerartikel in der betrieblichen EDV. Jeder Artikel verfügt über eine eindeutige Nummer, eine präzise Bezeichnung, eine definierte Mengeneinheit und einen aktuellen Einkaufspreis.

Für alle Artikel werden Mindest- und Maximalmengen festgelegt. Aus diesen Werten errechnet die Software automatisch den Mittelwert, den sogenannten „stehenden Inventurwert“. Dieser bildet den realistischen Materialbestand ab, ohne dass eine manuelle Zählung erforderlich ist. Der Betrieb behält so jederzeit den Überblick über den Wert des gebundenen Kapitals.

Stehende Inventur ersetzt das Zählen

Wird eine physische Zählung von Steuerberatern oder Prüfern verlangt, lässt sich diese auf Basis der digitalen Daten schnell durchführen: Im Lager ist jeder Artikel einem festen, beschrifteten Lagerplatz zugeordnet. Die Inventurlisten werden dann automatisch nach Lagerorten sortiert und es werden nur die vorhandenen Mengen erfasst. Diese werden abschließend in der EDV mit den hinterlegten Durchschnittspreisen bewertet. Alle Bestände sind jederzeit in der EDV exportierbar und können mit aktuellen Preisen weiterverarbeitet werden. Grundlage dafür sind gepflegte Artikelstammdaten und eine klare Lagerstruktur.

Praktische Umsetzung

Das Beispiel der Elektrotechnik-Firma Alfons Diekmann GmbH aus Damme mit rund 70 Mitarbeitenden zeigt, dass ein strukturiertes und digitales Lagersystem wie das Paulus-Lager erhebliche betriebswirtschaftliche Vorteile bringt. Unmittelbar nach der Einführung konnte der Betrieb seinen Materialbestand von 360.000 auf 180.000 Euro halbieren und damit die Liquidität um denselben Betrag erhöhen. Auch die Abläufe wurden deutlich effizienter: Die durchschnittlichen Suchzeiten reduzierten sich um rund 15 Minuten pro Mitarbeiter und Tag, was einer jährlichen Einsparung von etwa 160.000 Euro an Personalkosten entspricht. Gleichzeitig erfolgt die Inventur wesentlich schneller und deutlich belastbarer, da die Bestände jederzeit digital und transparent nachvollziehbar sind. Das Paulus-Lager war neben weiteren Optimierungsmaßnahmen ein zentraler Baustein für die Umsatzsteigerung von fünf auf zehn Millionen Euro innerhalb von vier Jahren. Heute gilt es im Unternehmen als wichtiger Bestandteil der professionellen Außenwirkung und wird von den Mitarbeitenden ebenso wie von den Kunden positiv wahrgenommen.

Diese Entwicklung verdeutlicht, dass eine konsequent digitalisierte Lagerführung nicht nur den Inventurprozess selbst effizienter macht, sondern auch die Transparenz im Betriebsablauf erhöht und die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Verwaltung und Montage spürbar verbessert wird.