Mobile Zeiterfassung ersetzt Bürokratie
Um ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren, müssen die Mitarbeiter von Kälte-/
Klimafachbetrieben in der Praxis häufig noch immer klassische Stundenzettel zur Hand nehmen. Die zeitaufwendigen Eintragungen, die die Monteure mehrere Minuten von der täglichen Arbeit abhielten, waren für Ralf Schulz eines Tages nicht mehr vertretbar. Deshalb hat der Geschäftsführer der Ralf Schulz Kälte-Klimatechnik GmbH aus Achim bei Bremen ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem eingeführt. Die Ergebnisse sind erhebliche Einsparungen von Personalkosten sowie neue Möglichkeiten bei der Mitarbeiterdisposition.
Das Szenario ist noch keine drei Jahre alt, doch der Gedanke daran fühlt sich für Ralf Schulz wie ein Relikt aus der grauen Vorzeit an. Bis 2008 mussten die Service-Mitarbeiter der Ralf Schulz Kälte-Klimatechnik GmbH nach einem Arbeitstag den Heimcomputer hochfahren, um für ihre Stundenabrechnung Einträge in eine Excel-Tabelle vorzunehmen. Die ausgedruckte Tabelle übergaben die Monteure anschließend einem Backoffice-Mitarbeiter, der die Angaben manuell ins hauseigene System übertrug. Allein durch das Einpflegen der Stundenabrechnung in den Bürorechner war dieser Mitarbeiter zeitlich nahezu ausgelastet. Heute nimmt der gesamte Workflow von der Arbeitszeiterfassung bis zur -auswertung täglich nur noch etwa zehn Minuten in Anspruch.
Großer Zeitaufwand für die Arbeitszeiterfassung
Das Leistungsspektrum des norddeutschen Betriebes ist breit: Beratung, Planung, Montage, Inbetriebnahme und Wartung von Kälte-, Klima- und Lüftungsanlagen sorgten in der Vergangenheit dafür, dass der Zeitaufwand für die Arbeitszeiterfassung zu groß wurde. „Zudem waren die Daten ungenau, weil die Eintragungen oft am Ende des Tages aus dem Gedächtnis erfolgen mussten“, erklärt Schulz. „Ich wollte meine Angestellten von lästigem Schreibkram befreien“, begründet er den Schritt, der die Arbeitszeiterfassung in seinem Unternehmen revolutionierte: Auf der Suche nach einer Lösung für das Stundenzettel-Problem wurde er fündig. Seit über zwei Jahren setzt er auf ein mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem namens „virtic“. Schulz rüstete dafür seine 15-Mann-starke Monteursflotte mit Diensthandys aus, auf die eine individuell konfigurierte Software aufgespielt wurde. Die Mitarbeiter führen dabei durch einfache Eingaben in ihr Mobiltelefon Buchungen für Fahrt-, Arbeits-, Rüstzeiten oder Pausen durch. Die Daten werden getrennt voneinander, minutengenau und auftragsbezogen erfasst und online auf einen Server übertragen. Die Verwaltung kann diese über ein internetbasiertes Portal sofort einsehen.
Mehrwert für alle
Michael Stausberg weiß um die Problematik von Stundenzetteln im Servicebereich. Der Geschäftsführer der Dortmunder virtic GmbH (www.virtic.com), die mobile Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsysteme anbietet, stellte für Ralf Schulz eine individuelle Lösung bereit. „Technologische Hilfsmittel müssen wesentliche Voraussetzungen erfüllen, damit Arbeitsprozesse wirklich optimiert werden“, sagt Stausberg. Ein geringer Erfassungs- und Aufbereitungsaufwand sowie eine zügige Verfügbarkeit und Plausibilität der Daten seien unerlässlich, damit die Innovationen auch einen Mehrwert für das Unternehmen und seine Angestellten schaffen. Ein großer Vorteil der virtic-Lösung liegt darin, dass keinerlei Investitionen in Hard- oder Software erforderlich sind. Da die Dienstleistungen als „Software-as-a-Service“-Lösung erbracht werden, genügen eine Internetverbindung und ein Internetbrowser. Der Nutzer kann bei der Einrichtung der Services individuell entscheiden, welche Leistungen das System für sein Unternehmen erbringen soll. Ob die Services über das Internet genutzt und Stundenzettel, Kostenstellen-Reports oder Reisekostenabrechnungen über einen Browser abrufbar sein sollen, oder ob spezielle Schnittstellen eingerichtet werden, mit denen die vorkontierten Daten in eine andere Software exportiert werden können, kann der Nutzer entscheiden.
Personalkosteneinsparungen
Schulz kalkuliert allein aufgrund des reduzierten Umfangs der Arbeitszeitdokumentation und der Lohnbuchhaltung Personalkosteneinsparungen von jährlich etwa 15 000 €. „Meine Service-Mitarbeiter haben durch das neue System der Arbeitszeiterfassung täglich etwa zehn Minuten mehr Zeit, in der sie Projekte abwickeln und Umsatz machen können.“ Doch vielmehr als der finanzielle Aspekt steht für Schulz die Qualität der Daten im Vordergrund. „Die Arbeitszeiten werden auf die Minute genau erfasst und ich kann die Eingaben einer Plausibilitätsprüfung unterziehen. Das erleichtert mir die unternehmerische Steuerung.“ Die Daten sind manipulationssicher, weil die Serverzeit maßgeblich ist und Lokalisierungsfunktionen zur automatischen Verifizierung zur Verfügung stehen. Und nicht nur die Datenerfassung wurde Ralf Schulz durch die virtic-Lösung erleichtert, sondern auch der Aufwand bei der Weiterverarbeitung in der Verwaltung deutlich reduziert. Auf Basis der Handy-Eingaben findet die Vorkontierung und Berechnung von Zulagen, Zuschlägen, Auslösen oder Reisekosten automatisch und ohne zusätzliche Formulare statt. Für den Mitarbeiter ist der Erfassungsaufwand gering, die Handysoftware ist leicht zu bedienen. „Das Menü stellt dem Anwender in jeder Situation die richtigen Fragen“, erklärt Stausberg. Außerdem haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre eigenen Daten online einzusehen. Das schafft beim Abrechnungsvorgang Transparenz für beide Seiten.
SMS zum Auftrag
Einen weiteren Vorteil bietet virtic seinen Nutzern bei der Mitarbeiterdisposition: Fällt eine Klima-, Kühl- oder Lüftungsanlage aus, hat der Kunde in der Regel keine Zeit zu verlieren. Dann wirft Norman Meyer, Disponent bei Ralf Schulz Kälte-Klimatechnik, einen schnellen Blick auf seinen Monitor, um einen Servicemitarbeiter auszuwählen. Mithilfe des virtic-Tools „Cockpit“ hat Meyer in der Firmenzentrale jederzeit im Blick, welcher Mitarbeiter sich auf welcher Baustelle eingeloggt hat. Wenige Sekunden später erreicht einen Monteur mit möglichst geringer Entfernung zum Einsatzort eine SMS mit neuen Auftragsdaten auf dem Diensthandy.
Hinzu kommt, dass der Betrieb eine 24-Stunden-Notfall-Hotline anbietet. Die geleisteten Dienste und Schichten werden im virtic-System an die betrieblichen Arbeitszeit- und Vergütungsregeln angepasst. Weil sich Nacht-, Wochenend- und Bereitschaftszuschläge automatisch berechnen lassen, beträgt der Zeitaufwand für die Stundenabrechnung für Meyer täglich nicht mehr als ein paar Minuten. Der Büroangestellte prüft die Eingaben der Monteure im direkten Zeitumfeld von Arbeitsbeginn und -ende auf Plausibilität. Sollte die Arbeitszeitbuchung eines Service-Mitarbeiters widersprüchlich zum aktuellen Auftrag sein, hakt Meyer nach. „In Ausnahmefällen kommt es vor, dass ein Mitarbeiter auf dem Weg in den Feierabend seine Buchung vergisst. Dann müssen die Daten am nächsten Tag angepasst werden“, erklärt Meyer. Für ihn ist die Lohnbuchhaltung nach dieser Prüfung erledigt.
Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware
Doch die Auswertung der Arbeitszeitdaten geht weiter. „Wir können die Daten in doppelter Hinsicht nutzen“, erklärt Geschäftsführer Schulz. „Einerseits geschieht die Lohnabrechnung vollautomatisch, ohne dass weitere Schritte erforderlich werden. Andererseits können wir zeitnah eine Kalkulation der einzelnen Kostenstellen durchführen und auf Fehlentwicklungen frühzeitig reagieren.“ In Schulz’ Betrieb ist zur Weiterverarbeitung der Arbeitszeitdaten die Buchhaltungssoftware „Datev“ im Einsatz. Schulz ließ sich eine Schnittstelle einrichten, mit der die Daten direkt in das Programm exportiert werden können.
Dass überflüssige Bürokratie bei Ralf Schulz keine Chance hat, zeigt zudem die Anschaffung eines Ergänzungsfeatures zur erleichterten Rechnungs- und Angebotsstellung. Um den Büroalltag noch papierloser zu gestalten, führte er einen besonderen Stift, den „virtic Pen“, zur Erfassung auftragsbezogener Detaildaten ein. Während des händischen Schreibens wird der Text vom Stift aufgezeichnet, durch Schrifterkennung digitalisiert und für die elektronische Bearbeitung wie zum Beispiel die Rechnungs- und Angebotserstellung bereitgestellt. Dadurch müssen Mitarbeiter Rechnungen nicht zusätzlich abschreiben. Sie können beim Kunden vor Ort zeitnah ein Angebot für die erforderliche Leistung erstellen: Auf einem speziellen Papier-Formular notiert der Monteur mit dem Stift die voraussichtliche Stundenzahl, die benötigten Ersatzteile und die Anfahrtszeit. Die Daten werden digitalisiert und per Handy an das Büro gesendet. Der Kunde hat binnen weniger Minuten ein konkretes Angebot. „Und wer mehr Angebote schreibt, bekommt mehr Aufträge“, weiß Schulz, der sich über einen weiteren Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro freut.
